Plantilla d'informe setmanal d'obra per a Project Manager

Cap document es repeteix tant a l'agenda d'un PM com l'informe setmanal d'obra, i pocs pesen tant en com perceben el projecte el promotor o la direcció. Amb una plantilla ja muntada, completar-lo porta 15-20 minuts amb les dades de la setmana, en lloc de començar cada divendres des d'un full en blanc.

Comença amb les dades bàsiques (projecte, PM responsable, número de setmana o data, destinatari) i continua amb el semàfor RAG: vermell, ambre o verd per a Termini, Cost, Abast, Qualitat i Riscos, cadascun amb la seva justificació en una línia. A continuació van els indicadors: percentatge d'avanç d'obra, cost executat, fites completades sobre el total i incidències obertes, cadascun amb el seu previst, el seu real, la desviació entre tots dos i la tendència.

La resta del document recull les activitats completades aquesta setmana i les previstes per a la següent (cadascuna amb el seu responsable, el seu estat o data i un comentari), els riscos actius amb la seva probabilitat, impacte, acció i responsable, i acaba amb un apartat de decisions pendents i propers passos.

Com que està pensada per omplir-se el mateix dia del tall setmanal, amb les dades ja tancades d'aquella setmana, el resultat no necessita retocs: s'envia tal qual al promotor o a direcció.

Els números d'aquest informe valen el que valgui la dada d'origen: el percentatge d'avanç o la desviació de cost només són útils si vénen del mesurament i el pressupost d'aquella setmana, no d'una xifra recordada el dijous a la tarda. Bloqbase manté aquestes dades actualitzades a mesura que avança cada projecte, de manera que omplir el semàfor parteix d'una xifra ja disponible al projecte, no de reconstruir-la des de zero abans d'enviar l'informe.

La plantilla és gratuïta amb el teu email. I si prefereixes veure aquest semàfor generant-se sol, sense que ningú l'actualitzi a mà cada setmana, explica'ns el teu cas i t'ho ensenyem dins de Bloqbase.

Com aplicar-ho amb criteri: comença per un cas real i acotat, completa només les dades que puguis comprovar i conserva la versió que hagis revisat. L'objectiu no és omplir un document per complir, sinó convertir una decisió d'obra en un registre que una altra persona pugui entendre i revisar més endavant.

Abans d'incorporar-ho al teu procés, comprova tres coses: que les dades d'entrada procedeixen d'una font identificable, que els càlculs o els textos coincideixen amb la realitat del projecte i que queda clar qui ha de validar el resultat. Si en falta una, tracta-ho com un esborrany de treball i no com a documentació definitiva.

Com portar-la a la pràctica en un projecte real

No es tracta de descarregar un altre fitxer i oblidar-lo en una carpeta. Utilitza-la en un cas concret: una certificació pendent, una reunió de coordinació, un desviament pressupostari o una entrega al promotor. Completa-la amb dades reals del teu projecte, valida el resultat amb el teu propi criteri tècnic, i guarda-la com a referència interna per repetir el procés la pròxima vegada.