Quins documents formen el marc contractual a més del contracte
El document signat com a "contracte" rarament esgota el que obliga les parts. L'oferta acceptada fixa el preu i les condicions sobre les quals es va negociar; el pressupost detalla partides i unitats; els plànols i la seva darrera revisió defineixen què cal construir; els plecs de condicions tècniques i administratives fixen qualitats, assaigs i procediments; els annexos incorporen condicions particulars que de vegades contradiuen el cos general; el cronograma o programa d'obra fixa fites amb efecte contractual, i les comunicacions d'adjudicació poden incloure condicions que no es van arribar a traslladar al document final.
Cadascun d'aquests documents pot tenir la seva pròpia data d'emissió i la seva pròpia revisió. Un plànol amb data de març i un altre amb data de juny no són intercanviables encara que descriguin la mateixa zona: si el contracte no diu expressament quin preval, cal documentar la discrepància com un assumpte obert, no resoldre-la aplicant el criteri de qui la detecta primer.
Com construir la taula de documents amb prelació
La taula mínima té cinc columnes: document, data d'emissió, número de revisió, assumpte que regula i prelació (si el mateix contracte la defineix, o "sense definir" si no). Omplir-la no és un tràmit previ a l'obra sinó la referència que es consulta cada vegada que apareix un dubte sobre quina versió s'aplica. Sense aquesta taula, cada responsable acaba aplicant la versió que té guardada a la seva carpeta, que no sempre és l'última.
Quan el contracte sí que defineix un ordre de prelació (habitual en plecs d'obra pública, menys freqüent en contractes privats entre particular i constructora), aquest ordre cal transcriure'l literalment a la taula, no interpretar-lo. Quan no el defineix, el criteri operatiu és registrar la data d'emissió més recent com a presumpció de vigència, i marcar explícitament que és una presumpció, no una regla contractual, perquè qui hagi de resoldre la discrepància sàpiga que necessita confirmació.
Contradiccions típiques entre documents i com tractar-les
Les contradiccions més freqüents apareixen entre plànols de diferents disciplines (arquitectura vs. instal·lacions en una mateixa trobada constructiva), entre memòria i plànol (la memòria descriu un acabat que el plànol de detall no reflecteix), i entre pressupost i plec tècnic (una partida que al pressupost s'amida d'una manera i al plec es defineix amb un criteri d'amidament diferent). Cap de les tres no es resol aplicant seny a l'obra: les tres necessiten una consulta formal a qui té autoritat per decidir quin preval.
L'error que més costa després és deixar que la contradicció es resolgui de facto, executant segons el document que el cap d'obra tenia a mà, sense registrar que existia la discrepància. Si més endavant cal justificar per què es va executar d'una manera i no d'una altra, l'absència d'aquesta constància deixa la constructora sense defensa encara que la decisió presa fos raonable.
Què fer quan arriba una revisió nova d'un document
Cada vegada que arriba una revisió nova d'un plànol, un annex o el mateix contracte, cal actualitzar la taula amb la nova data i revisió sense esborrar l'entrada anterior: cal poder reconstruir després quina versió era vigent en la data en què es va prendre una decisió concreta. Un canvi de revisió que arriba a mitja execució d'una partida és la situació on més es necessita aquest historial, perquè part del que s'ha executat pot correspondre a la versió anterior.
Convé també registrar qui va comunicar la nova revisió i per quin canal, i confirmar-ne la recepció explícitament. Una revisió que circula només per un grup de WhatsApp d'obra no té el mateix valor com a evidència que una remesa formalment amb justificant de recepció, si després cal demostrar des de quan era exigible aplicar-la.
Com dona suport Bloqbase a la lectura conjunta de documents contractuals
Bloqbase permet utilitzar el mòdul d'Anàlisi de Contracte juntament amb la gestió documental per mantenir cada document del marc contractual (contracte, annexos, plànols, plecs, pressupost) identificat amb la seva data i revisió dins del context de l'obra, en lloc de repartit entre carpetes de correu i versions locals.
L'eina no decideix quin document preval ni substitueix la interpretació jurídica d'una contradicció: ordena les versions i les dates perquè qui hagi de resoldre la discrepància (direcció facultativa, assessoria jurídica) treballi amb la informació completa des del principi, en lloc de reconstruir-la document per document.