Què exigeix certificar segons el sistema de preu del contracte
En un contracte a preu alçat, la certificació es basa en l'avanç de les unitats o fases pactades davant del total tancat, i el que cal demostrar és el percentatge d'execució real, no el cost incorregut. En un contracte per unitats d'obra (preu unitari), cada partida certificada necessita amidament contradictori o acceptat sobre el criteri d'amidament que fixa el plec: no n'hi ha prou d'haver executat la unitat, cal poder amidar-la amb el mateix criteri amb què es va pressupostar. En un contracte per administració, el que es certifica són costos reals justificats amb factura, albarà o part d'hores, més el percentatge de despeses generals i benefici industrial pactat.
Confondre aquests criteris és l'error més car i més freqüent: aplicar lògica de preu alçat (avanç físic estimat) a un contracte per unitats d'obra, o acceptar com a certificable un cost real sense factura de suport en un contracte per administració, genera certificacions que no se sostenen si el client o la direcció facultativa les qüestiona.
Quins documents exigeix cada certificació per no quedar impugnada
Una certificació a preu alçat necessita l'acta o informe d'avanç que sustenta el percentatge reclamat, signat o almenys revisat per la direcció facultativa. Una certificació per unitats d'obra necessita el full d'amidament amb ubicació, quantitat i criteri aplicat, idealment contrastat a l'obra abans de facturar: un amidament unilateral sense contrast és el primer que es qüestiona si hi ha discrepància. Una certificació per administració necessita el desglossament complet de factures i albarans del període, no un import agregat sense suport documental al darrere.
El moment de reunir aquesta documentació no és quan arriba la revisió del client, sinó en el moment de generar la certificació. Reconstruir el suport d'una certificació de fa tres mesos, quan ja s'han barrejat partides de períodes diferents, és molt més lent i el resultat és més feble que si el suport ja estava adjunt des de l'origen.
Retencions, bestretes i revisió de preus: què comprovar abans de signar
La retenció de garantia (habitualment entre el 5% i el 10% de cada certificació, tot i que el percentatge exacte depèn del que s'hagi pactat en cada contracte) ha de quedar explícita al contracte amb el seu termini de devolució lligat a una fita verificable (recepció provisional, recepció definitiva, final de període de garantia) i no a una data genèrica que ningú controla. Una bestreta, si n'hi ha, necessita el seu propi mecanisme d'amortització pactat: normalment descomptada proporcionalment de les primeres certificacions, i aquest descompte ha d'aparèixer explícit en cada certificació afectada perquè no es confongui amb una minoració injustificada.
La revisió de preus, quan el contracte la contempla, exigeix una fórmula o índex de referència explícit i una data d'aplicació: no n'hi ha prou amb la menció genèrica que "els preus es revisaran segons variació de costos" si no es fixa l'índex i el període de referència. Sense aquesta precisió, la revisió acaba negociant-se cas per cas, que és exactament el que un contracte ben redactat hauria d'evitar.
Producció executada vs. dret de cobrament: on és la línia
Executar una unitat d'obra és un fet tècnic; que aquest fet generi dret de cobrament depèn que compleixi les condicions contractuals per certificar-se: amidament acceptat, compliment de la qualitat exigida, i en alguns contractes, aprovació prèvia si la unitat implicava un canvi sobre el projectat. Una partida executada amb un material diferent de l'especificat, sense aprovació prèvia del canvi, pot quedar executada físicament i, tot i així, no ser certificable en els termes pactats fins que es resolgui aquesta discrepància.
Aquesta distinció és la que més fricció genera entre obra i administració: qui executa veu el treball fet i espera cobrar-lo; qui certifica necessita el suport contractual complet abans d'incloure'l. Avançar la certificació sense aquest suport, per no generar tensió amb la subcontractista o el client, trasllada el risc a qui signa la certificació si després es qüestiona.
Com dona suport Bloqbase al control de preu, amidament i certificació
Bloqbase connecta el mòdul d'Anàlisi de Contracte amb la gestió documental perquè el sistema de preu identificat al contracte (alçat, per unitats o per administració) quedi vinculat als amidaments, factures i certificacions associades dins de la mateixa obra, en lloc de gestionats en fulls separats que cal quadrar a mà.
L'eina no decideix si una certificació compleix els requisits contractuals per emetre's: ordena el suport documental (amidaments, factures, aprovacions) perquè qui certifiqui tingui aquesta informació reunida i pugui aplicar el criteri contractual correcte sobre dades completes.