Els tres estats d'un canvi: instrucció, proposta valorada, canvi aprovat
Una instrucció rebuda és l'ordre o indicació, verbal o escrita, de modificar alguna cosa sobre el projectat; per si sola no implica que el canvi estigui aprovat econòmicament. Una proposta valorada afegeix l'estimació de cost i termini associada a aquesta instrucció, presentada per a la seva acceptació. Un canvi aprovat és la proposta que ha estat acceptada formalment per qui té autoritat contractual per fer-ho, amb import i termini ja tancats o amb un mecanisme pactat per tancar-los després.
El risc habitual és tractar la instrucció rebuda com si ja fos un canvi aprovat, i executar sense esperar la valoració ni l'aprovació. Quan això passa i després no hi ha acord sobre el cost, qui ha executat queda en la posició més feble: el fet tècnic (es va executar el canvi) és indiscutible, però el dret econòmic depèn d'una aprovació que mai no es va arribar a formalitzar.
Què s'ha de registrar de cada instrucció abans d'executar
Cada instrucció, encara que arribi verbalment a l'obra, necessita quedar registrada per escrit com més aviat millor: qui la va donar, amb quina autoritat contractual (no totes les persones presents a l'obra tenen autoritat per ordenar canvis amb efecte econòmic), la data, la descripció exacta del que canvia i, si és possible abans d'executar, una estimació preliminar d'impacte en cost i termini.
Si la instrucció arriba sense autoritat contractual clara per donar-la (una indicació del client final a l'obra, sense passar per la direcció facultativa ni pel canal contractual pactat), executar-la sense confirmació formal exposa que després ningú la reconegui com a canvi vàlid. La regla operativa és simple: tota instrucció amb impacte econòmic o de termini es confirma pel canal contractual abans d'executar, tret que la seguretat de l'obra exigeixi actuar immediatament.
Reserves: quan deixar-ne constància i quin efecte tenen
Una reserva és la constància escrita que s'executa alguna cosa sota protesta o amb discrepància sobre la seva valoració, sense que això impliqui acceptar les condicions imposades. S'utilitza quan hi ha pressió per executar immediatament (per termini, per dependència d'altres partides) però no hi ha acord sobre el cost o l'abast del canvi: s'executa per no bloquejar l'obra, i es deixa constància formal que la valoració continua pendent d'acord.
La reserva perd el seu valor si es fa tard o de manera ambigua. S'ha de presentar en el moment de rebre la instrucció o, com a màxim, abans de començar a executar el canvi (mai després d'haver-lo executat sense comentari), i ha d'identificar exactament què es reserva: l'import, el termini, o tots dos, amb referència a la instrucció concreta que l'origina.
Com estructurar una reclamació que se sostingui
Una reclamació ben estructurada separa quatre elements: els fets, exposats de manera objectiva i amb data; la instrucció o fet contractual que l'origina, amb la seva referència exacta; l'impacte reclamat, en cost i en termini, amb el càlcul desglossat i no només un import global; i el suport documental que avala cadascun d'aquests tres elements (instrucció registrada, reserva presentada a temps, evidència d'execució).
Una reclamació que arriba sense aquesta estructura, recolzada només en la valoració de qui la presenta, és molt més fàcil de rebutjar o de negociar a la baixa que una que mostra la cadena completa des de la instrucció fins a l'impacte calculat. El temps transcorregut també pesa: una reclamació presentada mesos després del fet, sense reserva prèvia, parteix amb una posició més feble encara que el fons sigui el mateix.
Com dona suport Bloqbase a la traçabilitat de canvis i instruccions
Bloqbase permet utilitzar el mòdul d'Anàlisi de Contracte juntament amb la gestió documental per registrar cada instrucció, el seu origen, el seu estat (rebuda, valorada, aprovada) i la reserva associada si n'hi ha, dins del context de l'obra, en lloc de dispersa entre correus, missatges i notes d'obra.
L'eina no decideix si un canvi s'ha d'aprovar ni calcula per si sola l'import d'una reclamació: ordena la cadena d'evidències (instrucció, valoració, reserva, aprovació) perquè qui hagi de decidir o negociar ho faci amb la traçabilitat completa disponible des del primer moment.